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王青道 后内容时代的会议该怎么策划

发布时间:2014-9-30 来源:中国贸易报

 

     “内容为王”,在会议策划中永远都不会错,就像手机,如果打不了电话就是一个废品一样。但是,会议只重视内容就够了吗?当然不是。只具备打电话功能的手机,在当下的当下,白送可能都没人要。

     中国社会经济的快速发展将产品与服务从“功能时代”推入到了“体验时代”。有人说,我的会议连“内容”——即会议的基本功能之一都没有解决,谈别的有点远吧。我看未必。这并不是说中国的会议都已经过了“内容”关,也包括笔者主办的“中国会议产业大会”。“体验时代”正在向我们招手。

     去年11月,笔者参加了国际会议协会(ICCA)的第52届全球年会,体会很深刻。会议共6天,会期算是比较长的了,可代表们不仅没有厌烦,而且津津有味地参会。想想,道理并不深奥:能让参会代表无限期待留下来的,除了丰富的内容,就是其灵活多变的形式。对于ICCA来说,“内容”早已不是问题,表现形式的多样性才是其组委会关注的重点。

     最近,笔者举办了一场企业年会——“年会·聚·创”(GEAM2014)活动,也有这方面的体会。企业年会的内容相对比较简单,每年的年会都需要创新,那就只能靠形式的变化和相关要素组合方式的更新。也就是说,相对于比较固定和呆板的内容来说,表现形式的创新和会议策划要素组合方式的调整,更能给与会者带来新鲜的会议体验。这次会议给参会者的感觉很好。与会者认为,“非常High!”微信分享达到了更高的量级。这与灵活多样的形式、温馨的灯光与现场设计、更多的互动与参与机会、充满激情与乐趣的演出等等有着密切的关系。内容裹挟在多样的形式当中,更容易在参会者兴奋的大脑皮层留下深刻的记忆。

     会议不是一项孤立的社会活动,社会学、经济学、政治学、旅游学、管理学、心理学、生理学,等等,都在会议中发挥作用。 除了与“内容”相关的要素之外,会议的形式及其他要素主要有哪些呢?换句话说,后内容时代会议策划人应该关注哪些东西呢?

     一是形式因素。会议内容的呈现形式可以多样化,不一定非要通过常规的念稿子、念PPT等方式来实现。新颖的表现方式有:会前的邀请函、关系图、微站等;会中的微电影、动态PPT、Flash短片、视频、互动SHOW等。如果一定需要很多的内容分享,就要设法在会前、会中穿插一些视频、舞蹈、LIVESHOW等以活跃气氛。ICCA的StoryTeller(讲故事)模式,可以在很大程度上增强会议内容的趣味性和感染力。

     围绕着会议价值的6个方面——学习、讨论、观点分享、社交、业务与激励,用灵活多样的形式穿插表现可以提升会议的价值,这一点在国内外会议实践中已经得到了很好的验证。会议的表现形式与台型设计需要多样化,还要不断调整和更新:培训会、讨论会、观点分享会、主题交流活动、洽谈对接活动、评选与颁奖活动、展览展示活动等;礼堂式、课桌式、圆桌式、口字型、回字形等等交替使用。

     二是互联网因素。互联网的价值在于信息传播方式多样性与传播效率的提升。在会议策划及其运营管理、服务的主要环节当中,互联网几乎都有发挥作用的空间。互联网的介入,不仅可以提高参与方的工作效率,还可以提升参与者会前、会中与会后的体验效果,增加会议代表现场的愉悦感。与此同时,将互联网思维中的一些要素应用到会议策划当中来,也会收到意想不到的效果,比如标签思维、简约思维、粉丝思维、屌丝思维、平台思维、极致思维、引爆点思维、产品思维等。

     三是技术因素。技术是推动社会经济发展的基本动力之一,它不仅能够提升会议相关方的工作效率,还能够有效激发会议、活动的体验感和愉悦感。现代技术的很多成果都可以被应用到会议运作的各个环节中,包括视听、互动、网络、管理与服务、现场交流、信息分享、娱乐等。

     四是环境因素。会议环境要素的调整与变化,会对参与者的感官——视觉、听觉、触觉、味觉等产生影响,从而有效地提高与会者的体验效果与愉悦度。会议的魅力在哪里?会议就像一个魔方,扭动一个侧面,变换一个角度,就会有不一样的色彩展现出来。为什么会议要不断变换举办地?为什么会议酒店越来越多而策划人还在苦苦寻觅更多更有特色的会议场所?为什么会议的视觉设计需要不断更新?为什么会议的台型、餐桌布置、展示洽谈设计、茶歇形式等需要创新和变化?答案就在其中。

     不仅形式要新,要素组合方式要变,内容也要调整,不能只想着将所有的东西一股脑儿灌输给参会者。互联网时代,人们获取信息的方式增多,获取信息的速度加快,会议作为学习平台、信息获取平台的价值在下降。到底应该向参会者传递什么,才能把他们吸引到会场、留在会场、还想再次参会,这的确值得会议的组织者们思考。

     (作者系中国会展经济研究会副会长、《会议》杂志总编辑)